Cel mai probabil, este prima dată când te afli în această situație. Orice persoană care se ocupă de promovarea evenimentelor culturale este pusă în dificultate în aceste zile în care toate manifestările cu public au fost puse în stand-by, datorită epidemiei de COVID-19. Chiar dacă activitatea ta curentă de la filarmonică este dată peste cap, poți petrece această perioadă cu folos. Vei ieși din asta cu forțe proaspete și cu o perspectivă un pic mai clară, dacă faci acum câteva dintre lucrurile pe care, din lipsă de timp, tindeai să le neglijezi.
Ți-am pregătit o listă scurtă de acțiuni concrete pe care le poți face acum, prin intermediul website-ului și aplicației tale mobile, pentru a profita din plin de timpul pe care îl ai acum la dispoziție. Am folosit drept exemplu câteva idei pe care Filarmonica de Stat din Sibiu le-a pus în practică cu succes, folosind app-ul și website-ul construite cu ajutorul platformei Eventya.
1. Planifică de pe acum activitatea din a doua jumătate a anului
La fel ca și tine, cei mai mulți organizatori nu au idee când își vor relua activitatea. Dar asta nu înseamnă că nu poți începe de pe acum să planifici evenimentele din a doua jumătate a anului, sau chiar stagiunea care va începe în toamnă. Unele date se vor schimba (iar publicul tău cu siguranță va înțelege asta, dacă va fi cazul). Nu strică însă să ai pregătite din timp programul, materialele grafice, afișe, fluturași, și orice alte materiale folosești în mod curent în promovare. Odată ce ai stabilit detaliile și ai produs materialele grafice postează aceste evenimente și pe aplicația și web-site-ul tău, în calendarul de evenimente. Chiar dacă mai e mult timp până atunci, publicul tău se va bucura. Cu toții ne dorim să știm că, la un moment dat, viața va reveni la normal.
2. Acordă mai multă atenție echipei
Dacă nu ai avut timp să faci asta până acum, e momentul să scoți în față ceea ce contează cel mai mult în orice instituție/filarmonică: oamenii. Uită de biografiile seci și impersonale, care arată ca un CV de angajare. Ia-ți timp și scrie câte o caracterizare plină de viață despre fiecare membru al orchestrei sau al personalului administrativ. Ajută publicul să afle cine e în spatele producțiilor pe care le iubesc. Atât echipa cât și publicul îți vor fi recunoscători și vor simți asta ca pe un gest de apreciere a muncii lor și de solidaritate.
Având în vedere că în această perioadă nu ai concerte de promovat, poți scoate secțiunea ”Echipă” în evidență adăugând-o în homepage-ul aplicației. Te poți folosi ulterior de fiecare profil creat pentru membrii orchestrei pentru a a-l promova și pe social-media.
3. Spune-ți povestea
Cu siguranță există o mulțime de lucruri interesante de spus despre instituția în care activezi. Le poți adăuga pe toate, cât mai pe larg, în secțiunea ”Istoric” din aplicația ta. Personalități marcante, istoria clădirii, însemnătatea actului cultural în epoci trecute și în contexte actuale. La fel ca și în cazul echipei, pune suflet în acest proiect și ferește-te de clișee și blocuri de text fără viață.
Folosește-te de fotografii surprinse în filarmonică, de video-uri, de grafică cât mai interesantă. Interfața aplicațiilor și a web-site-urilor noastre îți permit integrarea ușoară a acestor elemente, astfel încât conținutul tău să fie viu și interesant. Noi îți oferim știmele și instrumentul, depinde de tine să faci melodia să sune fermecător :).
4. Fă ordine în arhivă
Știm că de-a lungul timpului ai acumulat o mulțime de filmări și fotografii ale evenimentelor tale de la filarmonică. Profită de timpul pe care îl ai la dispoziție ca să te folosești de această arhivă. Poți crea evenimente ”virtuale” folosind înregistrările concertelor trecute. Sau poți reîmprospăta fotografiile de pe website și aplicație cu unele noi, mai interesante și mai pline de viață. Pentru că e streaming-ul de concerte online este o practică comună în această perioadă, nu uita să profiți de canalul de comunicare pe care îl ai deja cu publicul tău: aplicația mobilă. Creează evenimente în calendarul de evenimente așa cum o făceai și pentru evenimentele obișnuite, iar utilizatorii vor fi notificați de fiecare dată că ai postat ceva nou.
5. Educă și oferă alinare publicului
Nimeni nu se pricepe mai bine decât tine la asta, așa că acum e momentul să profiți de ocazie și să te folosești de cunoștințele și priceperea ta. Creează editoriale și articole educative, despre istoria muzicii, despre personalitățile ei, despre fiecare instrument în parte. Implică colegii din orchestră în acest proces, s-ar putea să descoperi ca unii dintre ei au talent de ”povestitori” și vor fi încântați să te ajute.Postează aceste articole în aplicație și pe web-site și diseminează-le și cu ajutorul rețelelor tale de social-media. Aceste ”bucățele de conținut” vor fi utile nu doar părinților care vor avea parte de un conținut educativ și de calitate pentru cei mici, dar și adulților care vor să învețe ceva nou în perioada asta. Și, bonus, vei avea conținut proaspăt și dinamic în aplicație.
6. Extra tip: Pune-ți la punct toate canalele de social media
Pentru a profita la maxim de toate ideile de generare de conținut de mai sus, asigură-te că dai un refresh și canalelor tale de social media. Mai mult decât a fi mai activ decât de obicei, ia-ți un răgaz de timp și parcurge secțiunile de setări și de ”About” de pe toate paginile tale. Asigură-te că toate informațiile sunt la zi, că descrierile și datele de contact sunt relevante și au legătură cu realitatea și, dacă e cazul, înlocuiește fotografiile și grafica cu unele cât mai actuale.
Această perioadă de criză se va încheia la un moment dat, iar lumea va arăta mai mult sau mai puțin diferit atunci când se va întâmpla asta. De aceea credem că e important să îți menții toate canalele de comunicare (aplicație mobilă, web-site, social media) cât mai active și mai actualizate. Asta te va ajuta nu doar să oferi sprijin prin artă și muzică publicului tău, ci te va menține relevant în conștiința și în viața lor de zi cu zi. Și, nu în ultimul rând, vei beneficia concret de această audiență activă și în creștere atunci când vei începe iar să vinzi bilete.
Spor la treabă și ai grijă de tine și de colegii tăi!
